最高人民法院关于送卷手续及整理诉讼卷证应注意事项的通报
最高人民法院关于送卷手续及整理诉讼卷证应注意事项的通报
1950年8月29日，最高人民法院
华北各级人民法院：
关于各级审判机关直接或间接送到本院的诉讼卷宗，仅就近半年收案情形，加以检查；在整理刑民案件的卷证及送卷手续等工作上，还存在着重视不够的现象。其具体表现，有下列数种：
一、送卷手续及寄回送证的缺欠
1．一函数案——上诉案件数起用一函送来时，就使终审法院的收案工作增加困难，无法附卷。必须照原函另缮数份，连同原件分别订入各案的本院院卷内，而案结后发回原法院时，原送卷函稿亦须照缮数份，分别附卷归档，以利检查。
2．案件有一、二两审卷宗，而只送二审卷宗——上诉案件的一、二审卷宗应一并送终审法院，但往往因该案已过上诉期限，二审法院便将一审卷宗寄回原法院去，而当事人一方又提起上诉，二审法院在送卷时，就只将该院院卷送来，这种情况较多，实际上先送二审卷是可以的，但二审法院应该负责通知一审法院，令其迳向第三审法院送卷，以节省时间，并在送卷函上注明已向一审法院通知送卷。
3．本院调卷时，下级法院将其他案卷或文件，于同一函内送来。
4．送证数件不能一齐寄回本院，亦未附公函说明。
二、整理卷宗中的若干问题
1．一、二两审卷宗订为一册——联订一册对案卷的归档保管极为不便；联订的卷，应由哪一级法院保管呢？当然各级法院的院卷，仍以分别保管为妥，这样便于在办理同一性质案件时考虑；或有两案互有关联时的参考。
2．一判决数被告，个别讯问，而每个讯问卷各自独立，并未订成一卷。
3．数被告人中有一人先判，而其讯问卷或有关卷宗，未予一同送来。
4．卷内当事人的年龄、性别、籍贯、职业、成份、文化程度及住所的记载不备或不齐备的——这种情况最普遍，这就使我们不能掌握较正确、完整的材料，进而研究刑事犯罪，民事纠纷的社会根源，同时对于案情的斟酌及日常工作——统计资料的收集上，亦均感困难。
5．讯问笔录未订卷，或订入卷内，而承办审判及记录人员不署名，亦无讯问处所（院外审讯一定要记出地点）或年、月、日。——实际上，讯问笔录是诉讼案件中的重要部分，不能放置卷外。
6．卷内散置文件，而不加装订——这样极易丢失，而归档时亦难整理。
三、卷判文中的错误
1．判决只有年、月、日，而不编字号。
2．判决上的月日填错。
3．卷面将上诉人写作被上诉人，或双方上诉只写一方，甚至将当事人姓名填写错误——送卷的函内年月日一定要填写清楚正确，这样才能使二审或三审机关详细检查，清点卷证。且判决的缮印及校对，如有疏漏的地方，亦足以引起不良的印象。
四、处理物证的若干问题
1．函证不清（即送卷公函文中记载证物若干，与证物实在情况不符）。（1）函内载有“证物”，而卷内并无。（2）函内未载有“证物”，而卷内却有。
2．证物与封套记载不符。（1）证物件数多于封套的记载。（2）证物少于封套的记载。
3．证物封套记载不明确。（1）笼统的写法，如将许多证物按交证人而分，文中写作“证物三大件”，实际上却是3个人共交了19件。（2）只记数件，而无名称。（3）只记名称，而某种证物有两种以上，而未将件数记明。（4）名称不符，如有一案，证物11件，其中：“像片（附说明）4件”，实际上是像片3件，附有说明，另一张是剪报，无像片。
4．涂改函内或封套上所载证物或其件数，而并未由负责涂改人签名或盖章。如原用毛笔写物证“14件”，复用钢笔勾掉改注“11件”，这种涂改很难辩认是否原经办人改的。
5．卷内有证物，而无证物封套（京津两院一般的有封套，其他各法院多无封套），有的订入卷内，有的粘在卷内，有的夹在卷内。
综合上述情况，我们认为必须加强整理卷宗及证物的工作，特别要重视函证文实相符，填写处理证物之存放及转移，把这一工作做得更正规便于随案卷移转，能逐步检查清点，而层层负责，以树立起对人民诉讼严肃负责的工作态度和科学方法。我们认为应照下列三项办法办理：
一、关于送卷手续及寄回送证：
1．函送上诉案卷，要一案一函（可采用例稿），补送卷宗应专函送来，如系本院调阅，并应将去文的年月日及字号引出，以便利收文机关的检查和收发工作。
2．如送证数件，而先将一部分送还本院，应附公函说明。
二、关于整理卷宗：
1．一、二审卷宗不要联订，卷宗要有卷面，还要订好卷底，卷面各栏不要填错。
2．一案数被告，如非分别审判，应将讯问卷订成一个。
3．卷内当事人的年龄、性别、籍贯、职业、成份、文化程序及住所一定要问明而有清楚的记载，第一次讯问笔录，即应记明上述各项。
4．卷宗应附有目录，登载清楚，注明文件的页数，（照书籍目录的记法），而全卷自目录以后也应每页在左角上注明页数，与目录符合。
5．每次讯问笔录皆应由审判及书记人员在笔录最后签名，如在法院以外就讯时，更应注明讯问处所。
6．文件不应散置卷内。（除送卷函、上诉状、答辩状及证物外，凡原法院所收所作的文件，皆须订入卷内）。
三、关于证物的处理：
1．函证必须相符，在送卷例函上，证物一次若仅填“若干袋”、“详套”或“详面”时，在证物封套上一定要记载详细明确。
2．制定“证物封套”应有目录，包括“名称”、“件数”、“交证人”三项，皆须逐一填写。（或用较大的信封代替）。
3．一般证物皆应放置证物套内，件数多者，可酌分两袋或若干袋，特殊证物，不适用于装入封套者，应另纸包装妥当，包内要有证物目录单，面上则写明证物件数。而送卷函上亦须注明，封套之外尚有物证若干包，共计若干件。
4．送卷函及证物封套上之证物名称、件数如有涂改，应由原办人签名或盖章，以示负责。如其中证物有已交证人取回者，应予注明，以便易于清点。
我们希望各级法院同志能够在案多人少的情况下，克服困难，认真执行上述三项办法，使我们工作效率更提高一步。